传统企业财务工作的具体内容包括会计核算、财务管理、资金、税务等细分功能。因企业规模大小和管理需要不同,有的企业在财务部门下设不同组别,分别负责这些职能;也有的企业由一组人甚至是一个人(特别是在小微企业)同时担负多重职责。无论具体人员分派如何,这些财务细分功能都有其属性,需要因应其功能定位的管理制度和流程进行作业指导,才能充分发挥其功效,管控风险,保障质量和效率。在这些财务细分功能中,最有条件标准化的无疑是会计核算流程。
标准化意味着规范性和一致性,会计核算在此方面有着天然的前提条件。《会计法》、《企业财务通则》、《企业会计准则》等法律、规章和分行业的会计制度对各类企业的会计核算提出了统一的要求和指引,企业及其会计人员都应遵守会计法规和会计制度进行日常核算,这一点毋庸置疑。然而,现实中企业所处的行业、业务模式、规模大小、甚至会计人员素质、业务熟练程度存在差异,仅靠法规和制度并不足以保障会计核算符合规定要求,这就要用到更进一步的会计核算流程了。
好的会计核算流程应该符合标准化要求。一般地,衡量会计核算工作绩效主要从两个方面考虑。一是准确性要求,也有人称之为质量要求。会计信息是经营决策的重要基础,没有质量保障的会计信息不但起不到支持作用,更可能因为误导而产生经营风险。另一是时间性要求(也有人称之为效率要求),即会计核算工作是否在预定的时间内完成。质量再好的会计信息,如果不能及时提供,也将失去其意义。显然,标准化的会计核算流程能促使企业达到上述两方面的要求。
那么,如何制定标准化的会计核算流程?方法可能不一而足,除目的、范围、责任等常规要素之外,以下几个要点笔者认为是过程中必须重点加以关注的。
一是与业务流程协调。会计核算是用会计语言对业务交易进行确认、计量和记录,业务流程可以说是会计核算流程的基础。在制定会计核算流程前,应先准确描述和绘制相应的业务流程图,在此基础上根据会计准则、会计制度的核算原则、企业的审批制度等要求绘制会计核算流程图。如果业务流程改变,也要及时回顾会计核算流程是否也需要更新以适应变化后的业务流程。当然,会计核算有其自身特点,从核算角度反向提出对业务流程进行优化实务中也是常有的,二者相互协调十分重要。
二是流程步骤繁简得当。流程图越细节,文字描述越详细,固然有利于新手学习,有利于做到高度一致地处理同类业务,但也容易造成刻板、机械的局面,从而降低业务效率。比如说,一个非关键细节要求的偏离,是否会因补正或特殊审批程序而拖延会计业务处理?是否因此引起业务部门的抱怨?为避免从一个极端走向另一个极端,理想的做法是识别会计核算流程中的关键控制点,对于关键点应坚持落实统一的、明确的、具体的要求,对其他非关键控制点则可以适当简化要求,只要符合内部控制基本原理,即便略有背离或存在小瑕疵,也可给予通过。当然,把握机会教会相关人员正常的处理要求也是必要的。总的来说,在流程制定方面要坚持成本效益原则。
三是坚持例外管理原则。承上述,会计核算流程既不是一成不变,也不能轻易改变而影响会计处理的一致性,甚至引起混乱,不利于统一管理。常规流程中需要保留在特殊情况下的例外处理,变更的流程也要做好版本记录。新版中宜记载相对旧版变更的内容,过渡期间的处理措施等,具体可通过“更改摘要”章节反映。
会计流程标准化的作用是进行日常作业指导,是为了实现相关法规、政策、制度对核算的要求。当然,再好的流程也需要训练有素的会计人员来切实执行,才能真正做到会计工作的卓越运营。为了提高流程标准化工作本身的效率和适用性,发动相关会计人员一起参与这项标准化工作,必然是大有裨益的,在实务中有不少成功例子。
准备好了吗?那就开始标准化你们的会计核算流程吧!